Skoro svaka firma koja nam se javi ima jedno od tri: mejl na cPanel hostingu uz sajt, Google Workspace ili Microsoft 365. Ovaj tekst ne poredi liste funkcija, nego razlike koje se osete u svakodnevnom radu, i kaže kada ima smisla preći sa jednog na drugo.
Napomena o imenu: Office 365 se od 2020. godine zove Microsoft 365. U tekstu koristimo novo ime, a naslov smo zadržali jer većina ljudi i dalje traži stari.
Tri opcije ukratko
Microsoft 365 je paket u kome mejl radi na Exchange Online, a uz njega dolaze Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams, OneDrive i SharePoint. Aplikacije rade i na računaru i u browseru.
Google Workspace je Gmail za vaš domen, uz Drive, Docs, Sheets, Slides, Calendar i Meet. Sve radi u browseru, a saradnja na istom dokumentu u realnom vremenu je glavna prednost.
cPanel mejl dolazi uz većinu shared hosting paketa na kojima stoji sajt. Dobijate adrese na svom domenu, webmail (najčešće Roundcube) i IMAP/SMTP za Outlook ili Thunderbird. Nema kalendara, dokumenata ni video poziva.
Šta se u praksi razlikuje
1. Da li mejl stiže
Kod cPanel mejla delite IP adresu servera sa drugim korisnicima hostinga. Ako neko od njih šalje spam, na crnoj listi završi i vaš domen, a vi to saznate tek kada klijent kaže da ništa nije dobio. SPF, DKIM i DMARC zapise podešavate sami, a limiti veličine sandučeta su često mali.
Microsoft 365 i Google Workspace šalju sa infrastrukture čija reputacija se čuva, filteri za spam i phishing su ozbiljni, a DKIM se uključi jednim DNS zapisom.
2. Bezbednost
Kod cPanel mejla lozinka je jedina brava. Dvofaktorska autentifikacija najčešće ne postoji, a webmail zna da stoji na starim verzijama. Kada zaposleni ode, neko sa pristupom hostingu mora da se seti da ugasi nalog.
Obe platforme imaju 2FA, evidenciju prijava, mogućnost da se sesije prekinu na daljinu i admin konzolu iz koje se nalog gasi jednim klikom, a sanduče prebacuje kolegi.
3. Saradnja
Microsoft 365 ima Teams i deljene kalendare i sandučad kroz Exchange, a dokumenti se uređuju u desktop aplikacijama koje svi znaju. Google Workspace je bolji kada više ljudi istovremeno radi na istom dokumentu u browseru. cPanel mejl ne nudi ništa od toga.
4. Cena
Cene se menjaju i zavise od plana, pa ih ovde ne navodimo. Okvirno: osnovni planovi obe platforme koštaju nekoliko evra mesečno po korisniku, a cPanel mejl je najčešće uključen u cenu hostinga. Razlika po korisniku je mala. Razlika je u tome šta za taj novac dobijate, i koliko vas košta jedan izgubljen mejl ili nalog bivšeg zaposlenog koji je ostao aktivan.
5. Ko vodi računa o tome
Kod obe platforme postoji admin konzola i jasna procedura za nove i bivše zaposlene, licence i uređaje. Kod cPanel mejla to je obično osoba koja je pravila sajt, a nje često više nema.
Koje rešenje je pravo za vas
cPanel mejl ima smisla za jednu do tri osobe koje koriste samo mejl i ne razmenjuju osetljive podatke. Ako ostajete na njemu, obavezno podesite SPF, DKIM i DMARC, koristite duge lozinke i pravite bekap sandučeta.
Google Workspace je pravi izbor ako tim radi pretežno u browseru, deli dokumente i koristi mešovite uređaje: Mac, Windows, Chromebook, Android.
Microsoft 365 je pravi izbor ako koristite Windows i desktop Office, treba vam Exchange sa deljenim kalendarima i sandučadima, Teams za sastanke, ili vezu sa Active Directory odnosno Entra ID.
Ako imate pet ili više ljudi na cPanel mejlu, vreme je da pređete. Tri najčešća razloga zbog kojih nam se firme jave: izgubljen ili neisporučen mejl, domen na crnoj listi, i bivši zaposleni koji i dalje ima pristup.
Kako izgleda prelazak
Prenosimo istoriju mejlova, kontakte i kalendare sa postojećeg sistema, bilo da je to cPanel, lokalni Exchange ili drugi hosting. Pre migracije testiramo na manjem broju naloga, a prebacivanje radimo van radnog vremena da prekid bude što kraći. Posle toga podešavamo 2FA, bezbednosne politike i naloge, a administraciju možete voditi sami ili prepustiti nama.
Detalji su na stranici Microsoft 365 i Google Workspace. Ako niste sigurni koja platforma vam odgovara, javite se za besplatnu konsultaciju: pogledamo šta imate i predložimo plan prema broju korisnika i načinu rada.